Asiakastieto ja toimeksiantorekisteri

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Päivitetty 15.5.2018

  1. Rekisterin pitäjä

PTM-Yhtiö Oy
Y-tunnus: 0927617-7
Luoteisväylä 37, 00200 HELSINKI
Puhelin: 0400 502 495
Sähköposti: info@ptmhouse.fi

  1. Rekisterin nimi

Asiakastieto- ja toimeksiantorekisteri (PDX + – järjestelmän mukainen rekisteri)

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Huomioitavaa: PTM-Yhtiö Oy on rekisterinpitäjä ja Oikotie Asunnot Oy on Henkilötietojen käsittelijä PDX+ palvelun tarjoajana. Rekisterinpitäjä tarkoittaa tahoa, joka määrittelee Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Henkilötietojen käsittelijä tarkoittaa tahoa, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Asiakastieto- ja toimeksiantorekisteriin tallennetaan välitysliikkeen yksityishenkilöasiakkaiden sekä yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja, sekä toimeksiantoihin liittyviä tietoja. Asiakastietojen käsittelyn tarkoituksena on PTM-Yhtiö Oy:n lakisääteisten velvoitteiden ja välitysliikkeen tarkoituksen toteuttaminen, yhteydenpito, sekä välitysliikkeen toiminnasta ja palveluista viestiminen. Lisäksi tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, sekä palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen. Käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen, sekä PTM-Yhtiö Oy:n omiin käytäntöihin.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerättävät henkilötiedot, sekä muut mahdollisesti käsiteltävät tiedot:
1) Etu- ja sukunimi
2) Yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
3) Henkilötunnus
4) Kansalaisuus
5) Kieli
6) Yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa, tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot
7) Asiakkaan kiinteistönvälitysliikkeelle antamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika
8) Toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot
9) Välitettävää kohdetta koskevat tiedot
10) Toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi, kuten tieto siitä, kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona ja onko kohdetta käytetty yhteisenä kotina asiakkaan aviopuolison tai asiakkaan parisuhteen osapuolen kanssa sekä mahdollista avioliiton tai asiakkaan parisuhteen purkautumisesta ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot
11) Toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot
12) Toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot
13) Kiinteistönvälitysliikkeen asiakasvaroja koskevat tiedot
14) Muut asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot
15) Reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito 16) Asiakkaaseen kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot, sekä asiakkaan lupa, tai muu suostumus, tai kielto markkinointitoimenpiteille
17) Suoramarkkinointiluvat ja –kiellot Sekä edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan asiakkaalta itseltään. Tietoja kerätään välitysliikkeen kotisivujen kautta, esittelyistä, puhelimitse ja sähköpostitse. Tietoja kerätään myös muilta tahoilta, kuten esim. Asiakastieto – palvelusta, verohallinnolta, pankeilta, viranomaisilta, seurakunnalta tai isännöitsijältä.

  1. Tietojen säilytys

PTM-Yhtiö Oy säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä rekisteriselosteessa esitettyihin tarkoituksiin, paitsi jos sille on asetettu lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseisiä tietoja pidempään tai sillä on perusteltu ja lainmukainen tarkoitus säilyttää niitä.

Kun tarve henkilötietojen käsittelylle on poistunut, PTM-Yhtiö Oy tuhoaa kaikki kyseiset hallussaan olevat tiedot kohtuullisessa ajassa. Rekisteröityjä koskevia henkilötietoja voidaan tuhota myös rekisteröidyn esittämään pyyntöön perustuen, mikäli voimassa oleva lainsäädäntö ei pyynnön esittämishetkellä estä tietojen tuhoamista.

  1. Rekisterin sijainti ja suojauksen periaatteet

Henkilötiedot kerätään Oikotie asunnot Oy:n ylläpitämään PDX-tietokantaan, joka on suojattu palomuurilla. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Rekisterin tietokannat ja niistä otetut varmistukset on suojattu asianmukaisesti lain edellyttämin tavoin. Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus ja käytettävyys on varmistettu teknisin ja hallinnollisin järjestelyin.

  1. Henkilötietojen käsittelyn periaatteet

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn periaatteet on kuvattu tarkemmin PTM-Yhtiö Oy:n tietosuojaselosteessa

Valikko